La politique de confidentialité est remise à tous les clients lors de l’ouverture d’un compte.

Valeurs mobilières Designed Ltée (« Designed ») accorde une importance primordiale à la protection des renseignements personnels et confidentiels et applique des directives strictes en matière de confidentialité à ses employés, agents et fournisseurs de services. Nous maintenons des normes visant à protéger votre vie privée et à prévenir toute utilisation abusive de vos renseignements personnels.

Définition des renseignements personnels

Le terme « renseignements personnels » désigne les informations qui vous identifient spécifiquement et qui nous sont fournies ou collectées par nos soins. Il s’agit, par exemple, de votre nom et de votre adresse, de votre âge et de votre sexe, de vos dossiers personnels, de vos numéros d’identification, comme votre numéro d’assurance sociale (NAS), et de vos données d’emploi. Pour les clients commerciaux, les « renseignements » comprennent les informations ci-dessus, ainsi que les noms des dirigeants, administrateurs, propriétaires et actionnaires, la juridiction de constitution, le type d’entreprise, les renseignements financiers et la structure de propriété.

Exigences relatives aux renseignements personnels

Designed a besoin de renseignements personnels pour diverses raisons. Les fins auxquelles les informations sur les clients sont recueillies seront précisées avant ou au moment de la collecte des informations. Les informations sont collectées auprès de vous, à partir de nos propres dossiers et à partir des références que vous nous fournissez. De plus, nous recueillons des renseignements personnels auprès de sources comme les agences d’évaluation du crédit, d’autres institutions financières et certains fournisseurs de services. Lorsque vous ouvrez un compte chez nous, vous nous autorisez à recueillir les renseignements nécessaires au respect des conditions de notre relation et de nos obligations réciproques. Le consentement éclairé du client est requis pour la collecte, l’utilisation ou la communication de ses renseignements personnels, sauf lorsque la loi l’exige ou le permet.

Limites à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels

Seules les informations nécessaires aux produits et services demandés seront collectées. La collecte se fera par des moyens équitables et légaux. Les données ne seront pas utilisées ou communiquées à d’autres fins ou à d’autres groupes que ceux nécessaires pour la prestation des services et produits que vous avez demandés, sauf si la loi l’exige ou le permet.

Qui est responsable?

Designed est responsable de la conservation et de la protection des renseignements personnels des clients dont elle a la charge. Designed s’engage à conserver les informations aussi précises, complètes et à jour que nécessaire pour ses besoins. Nous vous encourageons à communiquer régulièrement avec votre conseiller en placement et à lui faire part de tout changement relatif à vos renseignements personnels. Designed veillera également à ce que les personnes concernées puissent raisonnablement obtenir des informations sur ses politiques et procédures, et, dans la mesure du possible, les documents seront mis à leur disposition.

Communication de vos renseignements personnels

Designed ne vendra, n’échangera ni ne prêtera vos renseignements personnels à des tiers sans votre autorisation expresse. Nous pouvons utiliser et communiquer vos renseignements personnels à nos employés, à des fournisseurs de services tiers et à d’autres institutions financières, mais ceux-ci ne partageront pas ces renseignements avec d’autres. Les informations seront utilisées uniquement aux fins suivantes :

• vérifier votre identité et effectuer une vérification de vos antécédents;

• gérer votre compte et vous fournir les produits et services que vous demandez;

• mieux comprendre votre situation financière;

• mettre en place, gérer et proposer des produits et services;

• si vous nous fournissez votre numéro d’assurance sociale, nous pouvons le communiquer aux autorités gouvernementales à des fins fiscales. Nous pouvons également le communiquer aux agences d’évaluation du crédit afin de garantir l’exactitude des dossiers de crédit; ou

• si vous choisissez de communiquer ou nous demandez expressément de communiquer vos renseignements personnels à un tiers (par exemple, si vous demandez un produit, tel qu’un fonds commun de placement, ou un service auprès d’un tiers, après réception).

Nous pouvons également utiliser ou partager vos renseignements personnels pour satisfaire aux exigences légales et les communiquer aux autorités de réglementation des valeurs mobilières et aux organismes d’autoréglementation, notamment l’Organisme canadien de réglementation des investissements et le Fonds canadien de protection des investisseurs. Ces organisations recueillent, utilisent ou communiquent les renseignements personnels obtenus auprès des personnes inscrites à des fins réglementaires, notamment :

• la surveillance des activités liées aux opérations de courtage;

• les ventes, la conformité financière, les examens des salles de marché et autres vérifications réglementaires;

• les enquêtes sur d’éventuelles violations réglementaires et statutaires;

• les bases de données réglementaires;

• les procédures d’application ou disciplinaires; et

• la communication de renseignements aux autorités de réglementation des valeurs mobilières.

Quelles sont vos options?

Pour ouvrir et gérer un compte de placement, nous avons besoin de certains renseignements personnels. Vous êtes libre de nous les fournir ou de consentir à ce que nous les obtenions auprès de tiers. Toutefois, si vous choisissez de ne pas fournir les renseignements nécessaires ou de retirer votre consentement, nous ne serons pas en mesure de vous offrir nos services et nous devrons fermer votre compte. Pour toute question, veuillez communiquer avec votre conseiller, appeler le 1 833 739-9426 ou envoyer un courriel à privacy@designedsecurities.ca.

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander par écrit à votre conseiller en placement l’accès à vos renseignements personnels enregistrés auprès de Designed et à des informations sur l’utilisation et la communication de ces renseignements par Designed. Designed s’engage à vous fournir ces informations dans un délai raisonnable. Veuillez noter que nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir des informations vous concernant issues de nos dossiers si celles-ci font référence à d’autres personnes, sont soumises au secret professionnel, contiennent des informations exclusives à Designed ou ne peuvent être divulguées pour d’autres raisons juridiques. De plus, nous ne conservons pas de registres des données communiquées pour les opérations courantes.

Localisation des données

Vos informations peuvent être stockées dans les bureaux et systèmes informatiques de Designed, ou ceux de ses sociétés affiliées et fournisseurs de services tiers. Elles peuvent également être stockées ou traitées hors du Canada, y compris aux États-Unis, où des lois différentes en matière de protection des données s’appliquent. Cela peut inclure le partage d’informations avec les autorités compétentes si les lois locales l’exigent. En utilisant nos services, vous consentez à ce partage. Quel que soit le lieu de stockage, nous veillons à ce que vos informations soient protégées et traitées conformément à la loi, grâce à des mesures de sécurité strictes contre le vol, la perte ou l’accès non autorisé.

Protection de vos renseignements personnels

Nous avons mis en place un programme complet pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé et l’utilisation abusive. Les mesures de sécurité comprennent :

• Mesures physiques : armoires ignifugées verrouillées, accès restreint aux bureaux et destruction des documents.

• Mesures organisationnelles : accès limité aux fichiers et aux centres de données.

• Mesures technologiques : sécurité du réseau, chiffrement, authentification forte et protection par mot de passe.

• Formation des employés : formation continue en matière de protection de la vie privée et de sécurité des données.

Les fournisseurs tiers sont tenus de protéger vos renseignements personnels et de les utiliser uniquement pour les services convenus. L’accès à vos données est limité aux employés qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

Nous consultons régulièrement des experts en technologies de l’information et présentons chaque année à nos vérificateurs un rapport sur les mesures de contrôle et de test mises en œuvre.

Vous contribuez également à la protection de vos renseignements personnels en sécurisant vos mots de passe et en veillant à la confidentialité de vos données.

Conservation de vos renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire pour vous fournir les produits ou services que vous avez demandés et pour respecter nos obligations légales et réglementaires. La durée de conservation de vos données personnelles peut varier en fonction du produit ou du service, ainsi que de la sensibilité et de la nature des informations. Cette période peut se prolonger après la fin de notre relation, aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire à des fins juridiques, commerciales ou autres. Nous pouvons détruire, supprimer, effacer ou anonymiser vos données personnelles si elles ne sont plus nécessaires aux fins indiquées.

Sous réserve des exigences légales et réglementaires, si vous retirez votre consentement ou si nous n’entretenons plus de relation d’affaires avec vous, vous avez le droit de nous demander de cesser de communiquer vos renseignements personnels ou de les désindexer (les dissocier ou les anonymiser).

Nos employés et agents

Chaque employé ou agent de Designed, en tant que condition de sa relation avec Designed, assume la responsabilité de protéger la confidentialité et la sécurité des données des clients. Cette obligation demeure en vigueur même après le départ d’un employé ou d’un agent de Designed. Les fournisseurs de services à Designed, tels que les entreprises de traitement de données, doivent signer des contrats les obligeant à protéger la confidentialité des renseignements personnels qui leur sont communiqués, afin de leur permettre d’exercer leurs fonctions.

D’autres questions?

Pour toute question ou préoccupation concernant les renseignements personnels détenus par Designed ou le respect de notre politique de confidentialité, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des données de Designed. Pour plus d’informations, veuillez appeler le 1-833-739-9426 ou envoyer un courriel à privacy@designedsecurities.ca.